„Kannst du am Wochenende meine Schicht übernehmen, ich muss zu einem Geburtstag“ – ein Satz der wohl in jedem Betrieb der in Schichten arbeitet unzählig oft vorkommt. Gebraucht werden schlaue Köpfe, die diese und weitere äußere Einflüsse bewerten und gut planen können. Ohne technische Unterstützung ist dies eine Mammutaufgabe, die kaum zu bewältigen ist, spätestens abteilungs- und schichtübergreifende Planung lässt auch den größten Planungsexperten ins Stocken kommen. Aber worauf kommt es an, damit in der Schichtplanung passend auf diese Ereignisse reagiert werden.
Die gezeigten Punkte repräsentieren wichtige Einflussfaktoren, die eine Schichtplanung ausmachen.
Sicherheit
Viele von Ihnen haben sicherlich beim Punkt Schnelligkeit als Kriterium für gute Planung kurz aufgeatmet, „Wie kann jemand bei Planung schnell Arbeiten, es geht doch darum, dass mein Betrieb sichergestellt ist, gesetzliche Kriterien eingehalten werden, Ersthelfer vorhanden sind…“ und natürlich haben Sie damit Recht. Die Sicherstellung des Betriebs steht sicherlich an aller erster, daher um so wichtiger, dass diese Kriterien technisch geprüft werden. Über Regeln auf Arbeitszeit, Bedarfe etc lässt sich auch in einer Excelplanung vieles abbilden. Bei der Einführung einer Schichtplanungslösung sollten dies in jedem Fall möglich sein, vor allem Ihre individuellen Prüfungen aus Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen etc. sollten ebenfalls Ihren platz finden. Sobald Sie, auf welchem Weg auch immer, technisch sichergestellt haben, dass Ihre Planung geprüft korrekt ist, dann ist auch platz für Schnelligkeit.
Schnelligkeit
„Time is money“ heißt es immer so schön, natürlich gilt das auch für Schichtplanung. Für die Planung sind Ihre absoluten Fachexperten notwendig, die Ihre Prozesse kennen, die Mitarbeiter kennen und Einflussfaktoren wie Produktionskapazität oder ähnliches fachlich bewerten können. Dementsprechend ist jede Stunde invest dieser Personen extrem kostbar, könnten Sie doch auch andere Mitarbeiter ausbilden, Prozesse optimieren oder sich auf die schwierigsten Arbeiten konzentrieren. Wie lässt sich diese Schnelligkeit realisieren? Wichtig ist natürlich eine intuitive Bedienung, diese kann ganz pragmatisch in einer gut durchdachten Excelliste oder wie in unserer eigenen Schichtplanungslösung durch eine moderne Oberfläche mit gutem Bedienkonzept realisiert werden. Das wichtigste ist, Handbücher wälzen oder veraltete, nicht anpassbare Lösungen wie die Personaleinsatzplanung im SAP Standard verwenden, kostet Zeit und bringt keine Freude bei der Bedienung. Darüber hinaus ist natürlich Automatisierung und die Verbuchung der Daten ein entscheidender Faktor. Die normale Planung lässt sich in vielen Unternehmen automatisieren und folgt einer bestimmten Logik, darüber hinaus sind natürlich Übertragungen in die Personalsysteme wichtig, wie beispielsweise SAP. Gerade SAP Kunden schätzen natürlich, wenn die Lösung direkt im SAP abgebildet ist, damit Schnittstellen etc. gar nicht erst aufkommen.
Qualität
Jetzt kommt wohl das spannendste Kriterium „Qualität“, denn wann ist Ihre Planung qualitativ am hochwertigsten. Viele Qualitätskriterien widersprechen sich, so stehen beispielsweise „minimaler Personalbedarf“ und „flexible Reaktion auf äußere Einflüsse“ im Widerspruch zueinander. Daher ist es wichtig, dass Sie sich zunächst im klaren darüber werden, wie eine optimale Planung aussieht. Als Hilfestellung anbei ein paar Punkte über die Sie sich Gedanken machen sollten:
– Wie flexibel möchte ich reagieren können?
– Was ist mein minimaler Personalbedarf?
– Wann sind meine Mitarbeiter am zufriedensten?
– Wie bewerte ich anfallende Überstunden?
– Wie bewerte ich das Aushelfen von Mitarbeitern in anderen Schichten oder Abteilungen?
Dies ist nur ein Auszug der Fragen, die wir abklären bei der Einführung unserer Schichtplanungslösung für SAP. In jedem Fall sollten Sie sich Gedanken machen, was eine gute Planung ausmacht, sowohl für Mitarbeiter, Führungskräfte und aus unternehmerischer Perspektive.
Was macht für Sie eine gute Schichtplanung aus?
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