Die SAP fährt aktuell zweigleisig und bringt neue Funktionalitäten im HR sowohl im Fiori Umfeld als natürlich auch in SuccessFactors auf den Markt. Sie stellen sich auch folgende Fragen: Wie kann ich die beiden Systeme sinnvoll einsetzen? Brauche ich überhaupt beides? Kann ich die Systeme zusammenführen, sodass Anwender nur ein HR-Portal benutzen? Diese Fragen, die neusten Erkenntnisse von der SuccessConnect und vieles mehr erfahren Sie bei unserem SAP Fiori & SuccessFactors Networking Brunch am 27.06.2019 in Düsseldorf.

Anfang Juni startet die SAP wieder ihre Großveranstaltung die SuccessConnect. Wir werden dort sein und die wichtigsten Inhalte rund um die Themen SuccessFactors und UI5-Apps (Fiori) zusammentragen und für Sie aufbereiten. Darüber hinaus erfahren Sie mögliche Strategien im Umgang mit den beiden Themen und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Vereinheitlichung der Systeme.

Wir möchten auf diesem Networking Event unsere Erfahrungen praxisnah mit Ihnen teilen. Neben den ausgiebigen Brunch-Phasen in denen Sie sich ungezwungen mit anderen Kunden zu den Themen Austauschen können und somit von deren Learnings und BestPractices direkt profitieren können, wartet mit dem World Café ein weiteres spannendes Austauschformat, bei dem jeder Teilnehmer wertvollen Input generiert und erfährt. Sie dürfen gespannt sein. Gerne können Sie uns vorab Ihre konkreten Fragen zuschicken, damit wir diese für unseren Networking Brunch vorbereiten können.

Das Event „SAP Fiori & SuccessFactors Networking Brunch“ richtet sich an alle Führungskräfte aus der IT & HR, die sich rund um das Thema SAP Fiori & SuccessFactors informieren, in lockerer Atmosphäre austauschen wollen oder konkrete Anforderungen haben, mit denen Sie aktuell nicht weiter kommen.

Die Eckdaten zum SAP Fiori & SuccessFactors Networking Brunch

Datum: 27. Juni 2019

Uhrzeit: 9.00 – 14.00 Uhr (festes Programm, optional länger)

Ort: Design Offices, Elisabethstraße 11, 40217 Düsseldorf

Sind Sie dabei?

Für weitere Informationen finden Sie hier die Agenda. Hier geht es zur Anmeldung. Wir freuen uns auf einen spannenden Austausch mit Ihnen!

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Entwickeln Sie in Kooperation mit ActivateHR ihre eigene SuccessFactors Erweiterungen oder App. Werden Sie SuccessFactors APP Pionier.

Was ist SuccessFactors?

Mit SuccessFactors bietet SAP die weltweit führende Komplettlösung für HCM in der Cloud. Schon jetzt können alle wichtigen Funktionalitäten der Personaladministration über SuccessFactors ausgeführt werden. Mit SuccessFactors bietet SAP schnellere Verfügbarkeit, einfache Administration und Wartung und immer aktuelle Software. Alle 3 Monate veröffentlicht die SAP neue Release und Update für Ihre Cloud Lösung. So erhalten Nutzer immer neue Funktionalitäten.

Was sind SuccessFactors Erweiterungen?

SuccessFactors Erweiterungen oder Apps sind entwickelte Anwendungen die das SuccessFactors System erweitern. Beispielsweise haben Sie die Möglichkeit eine eigene einfache Anwendung für Auswertungen zu erstellen wenn Ihnen das Reporting in SuccessFactors zu aufwendig ist. Sie haben die Möglichkeit Ihre Wünsche und Anforderungen an Ihre App zu äußern und erhalten eine auf Ihre Bedarf angepasste Anwendung. Wir bieten Ihnen unsere jahrelange Expertise im Bereich HCM um gemeinsam mit Ihnen weiter zu lernen und uns kontinuierlich zu verbessern.

Unser Angebot für Sie

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit in Kooperation mit ActivateHR eigene SuccessFactors Apps zu Selbstkostenpreis zu entwickeln. Sie haben Wünsche Bezügliche der Oberfläche von SuccessFactors ? Ihnen sind die Standard Prozesse zu komplex und Sie wollen Sie schlanker abarbeiten ? Dann bieten wir Ihnen die Möglichkeit dies mit Ihnen zu entwickeln.

Vorraussetzungen

• Nutzen von SuccessFactors
• Inhaber eines SAP Cloud Platform Accounts
• Employee Centrak mindestens eingeführt
• Angebundene WebIDE ans die Cloud Platform
• Angebundene SuccessFactors Instanz an die Cloud Platform
• Idee einer Erweiterung oder App für Ihr System

Beispiel Erweiterung

Erhalten Sie in den folgenden Bildern einen Eindruck über die Möglichkeit Ihrer Erweiterung. Sie bestimmen welche Daten Sie sehen wollen. Sie entscheiden welche Buttons Sie benötigen. Die App ist vollständig integrierbar in das Menü und die Homepage. Desweitern können Sie bestimmen wer diese App sehen und verwenden kann.

Mehr Informationen zu SuccessFactors?

SAP Consultant Maximilian Franzkowiak

Kontaktieren Sie mich via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail klempien@activate-hr.de.
Ich freue mich auf unser Gespräch.
Wenn Sie generelles Interesse am Thema SuccessFactors haben, gefällt Ihnen eventuell auch unser E-Book SuccessFactors für Einsteiger. Außerdem bieten wir spannende Webinare zu verschiedenen SuccessFactors Modulen an. Wenn sie mehr über SuccessFactors erfahren möchten lesen Sie auch unsere anderen Artikel.

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Der HR-Software Markt ist aktuell so unübersichtlich wie nie. Die Forderung nach flexiblen Arbeitszeiten, Mobilität und einem allgegenwärtigen Zugang führen zu enormen Veränderungen in den Softwarelandschaften deutscher Unternehmen – die Rede ist von Cloud-Lösungen, die auch in Deutschland zunehmend an Bedeutung gewinnen. Der Wandel stellt auch viele Unternehmen vor die Herausforderung, ihre HCM-Software zu überdenken. Zahlreiche Anbieter bieten eine Vielzahl von Lösungen zu den unterschiedlichsten Bedingungen an. Für Unternehmen wird es daher immer wichtiger Antworten auf die folgenden Fragen zu finden: Welche Personalsoftwarelösungen bestehen aktuell auf dem deutschen Markt für welche Anwendungsszenarien? In welche Software sollten Unternehmen in den nächsten Jahren investieren, um ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen zu erfüllen? Aufgrund dieser Anforderungen haben wir eine Befragung zu Softwaretrends im Personalwesen mit erstaunlichen Ergebnissen durchgeführt.

Studie als Download für 1500€ erwerben

Die Bezahlung und Abrechnung erfolgt über Digistore24.

Ergebnisse der Studie Softwaretrends im Personalwesen im Überblick

Unternehmen sollten sich bereits heute mit der HCM-Zukunft beschäftigen und die Planung beginnen. Sonst droht die Gefahr, Innovationen im Recruiting und im Talentmanagement zu verpassen.

Zentrale Erkenntnisse der Studie Softwaretrends im Personalwesen:

• SAP marktbestimmend: Die ersten drei Plätze zum Einsatz von HR-Software in deutschen Unternehmen teilen sich SAP ERP HCM, SAP SuccessFactors und Interflex.
• Unterschiede bei der Softwarenutzung: Die Entscheidung für oder gegen ein Produkt hängt nicht nur von der Unternehmensgröße ab, sondern auch davon, was für eine Lösung Unternehmen suchen. Nichtsdestotrotz beeinflusst die Unternehmensgröße die Software(aus)wahl.
• Bedenken zur Nutzung einer Cloud-Software: Sicherheit, Kosten und Gesetzeskonformität sind die drei größten Bedenken, die Unternehmen hinsichtlich der Verwendung von Cloud-Software für das Personalwesen haben.

Hier können Sie sich die Zusammenfassung zur Studie herunterladen:

Marktstudie: Software-Trends im Personalwesen

Welche HR-Software wird tatsächlich in Unternehmen angewendet? Mehr zu dem Thema erfahren Sie in in unserem konstenlosen Auszug der Marktstudie.

Über die Umfrage zur Studie Softwaretrends im Personalwesen

Ziel der Umfrage war es, einen Einblick in den unübersichtlichen HR-Software-Markt zu bekommen und Fragen wie: Auf welche Software setzen Unternehmen welcher Größe und Branche, wie zufrieden sind diese mit der jeweiligen Software und welche Ansichten bestehen zu Cloud-Lösungen? zu beantworten. Im Sommer 2018 haben 129 Unternehmen an der Umfrage teilgenommen. Hierbei waren verschiedenste Branchen und Größen vertreten. Die nachfolgende Grafik zeigt, wie viele Unternehmen aus welchen Branchen und Größenklassen sich an der Umfrage beteiligt haben.

Branchen- und Größenverteilung der teilnehmenden Unternehmen

Die Bezahlung und Abrechnung erfolgt über Digistore24.

HR-Software: SAP marktbestimmend

Mit 92 von 129 Teilnehmern nutzen über 70 % der befragten Unternehmen SAP ERP HCM. Am zweit häufigsten wird SuccessFactors mit knapp 14 % eingesetzt. Die Kluft zwischen On-Premise und Cloud-Lösung von SAP ist groß. Besonders wenn man bedenkt, dass SAP bis 2030 alle On-Premise-Nutzer von der Cloud-Lösung überzeugen will. Welche Bedenken die Unternehmen dabei haben, erfahren Sie im späteren Verlauf!

Interflex ist mit gut 10 % die meist genutzte Lösung außerhalb der SAP. Allerdings wird Interflex von allen Teilnehmern nur in Kombination mit SAP ERP HCM verwendet. 39 Lösungen wurden nur von ein oder zwei Teilnehmern verwendet. Das bestätigt die unglaubliche Vielfalt an Lösungen, die aktuell auf dem Markt für HR-Software angeboten werden.

Deutliche Unterschiede je nach Unternehmensgröße

Software-Nutzung in Abhängigkeit der Unternehmensgröße

In Abhängigkeit von der Unternehmensgröße lassen sich große Unterschiede in der Software-Nutzung erkennen. Unternehmen über 250 Mitarbeiter nutzen neben zahlreichen SAP-Lösungen auch Interflex, ADP, Haufe umantis und Lumesse. Unter 250 Mitarbeitern kommt SAP kaum zum Zug. Stattdessen stechen DATEV und Personio heraus. Besonders auffällig ist die hohe Zahl an sonstigen Software-Lösungen, die von den kleineren Unternehmen verwendet werden. Die Vielfalt an Anbietern wird also umso größer, je kleiner die Unternehmen.

Was spricht eigentlich gegen die Cloud?

Bedenken der Unternehmen gegenüber Cloud-Software

Sicherheit, Kosten und Gesetzeskonformität sind die drei größten Bedenken der Unternehmen hinsichtlich der Verwendung von Cloud-Software für das Personalwesen. Obwohl die meisten Cloud-Anbieter zahlreiche Maßnahmen für die Sicherheit von Daten und Kommunikation treffen, bleibt Autorisierung eine Schwachstelle der Technologie. Die Mitarbeiter müssen sehr zuverlässig mit ihren Zugangsdaten umgehen.

Ein vollständiger Kostenvergleich zwischen Cloud-Lösungen und On-Premise-Software ist enorm komplex. In vielen Fällen werden im Unternehmen nur die reinen Lizenzkosten vergleichen. Zahlreiche Kostenfaktoren für On-Premise-Software werden hierbei nicht beachtet. Eine genaue Beschreibung der Thematik würde allerdings den Rahmen dieses Beitrags sprengen.
Etwa 29 % der Unternehmen haben überhaupt keine Bedenken bei der Einführung von Cloud-Lösungen.

Nur 11 % der Unternehmen haben Bedenken hinsichtlich Zuverlässigkeit und nicht einmal 8 % hinsichtlich Performance. Allerdings gerade diesen beiden Punkten sollte Beachtung geschenkt werden. Hierbei spielt nämlich neben den Leistungen des Anbieters die Internetverbindung eine entscheidende Rolle. Die Anwendbarkeit von Cloud-Lösungen leidet beachtlich unter einer langsamen oder unzuverlässigen Internetverbindung im Unternehmen.

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Die Bezahlung und Abrechnung erfolgt über Digistore24.

Weitere Informationen aus der Marktstudie?

Ihnen hat der Beitrag gefallen und Sie wollen mehr Informationen über die Umfrage?

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Viele Kunden möchten, nach einer Einführung von SuccessFactors Learning, das Potenzial der Lösung voll ausschöpfen. Dazu gehört es auch, neue Features zu nutzen, die Sie in Ihrem vorherigen Learning Management System nicht zur Verfügung hatten. Doch woher wissen Sie, wie diese Features zu bedienen sind? In meinem heutigen HowTo nehme ich mir daher eines dieser Features heraus, und zwar das Anlegen einer Prüfung.

Einfache Nutzung für Administratoren…

SuccessFactors Learning bietet Administratoren die Möglichkeit einfach und schnell Prüfungen selber im System anzulegen, und diese zu Trainings hinzuzufügen. Dabei lassen sich verschiedene Fragentypen, wie SingleChoice, Multiple Choice, oder auch das Ausfüllen eines Lückentexts kinderleicht erstellen und kombinieren. Die Prüfungen lassen sich, gemeinsam mit den Schulungen automatisch zuweisen, und verringern so den administrativen Aufwand.

…und die Endanwender!

Doch nicht nur die Administratoren profitieren von der einfachen Bedienung! Auch die Nutzer haben durch eine Prüfung, die direkt in SuccessFactors Learning umgesetzt wird, nur einen Klick bis zum Start einer Prüfung. Sie können die Prüfung direkt im System durchführen, sofort ihr ausgewertetes Ergebnis sehen, und die abgeschlossene Schulung in ihrer Lernhistorie wiederfinden.

Unser Howto für Sie

Das HowTo beschreibt dabei anhand eines Beispiels die 4 wichtigen Schritte, die zum Erstellen einer Prüfung in SuccessFactors Learning durchzuführen sind:

1. Erstellen der Fragen
2. Erstellen der Prüfung
3. Hinzufügen der Fragen zu der Prüfung
4. Hinzufügen der Prüfung zu einer Schulung

Wie genau diese Schritte umzusetzen sind, erfahren Sie beispielhaft in dem HowTo, das wir als Download zur Verfügung stellen:

Howto: Prüfungen in SuccessFactors Learning erstellen

Möchten Sie das Potenzial Ihres SuccessFactors Learning Systems weiter ausschöpfen und Prüfungen in Learning nutzen? Ich zeige Ihnen in diesem Howto wie es funktioniert!

Individuelle Wünsche zu Prüfungen in SuccessFactors Learning?

Wenn Sie besondere Anforderungen haben, wie beispielweise das Verknüpfen von Fragen mit Kompetenzen oder dass zufällige Fragen aus einem Fragenpool ausgewählt werden, können Sie mich auch gerne mit Ihren Fragen kontaktieren.

Wenn Sie generelles Interesse am Thema SuccessFactors haben, gefällt Ihnen eventuell auch unser E-Book SuccessFactors für Einsteiger. Außerdem bieten wir spannende Webinare zu verschiedenen SuccessFactors Modulen an.

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Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen müssen, um die DSVGO einzuhalten.

Seit Inkrafttreten der DSVGO (Datenschutzgrundverordnung) müssen Unternehmen strengere Vorschriften im Umgang mit personenbezogenen Daten einhalten. Besonders die Beachtung verschiedener Löschfristen stellt viele Verantwortliche vor eine große Herausforderung.

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Mit digitalen Personalakten wird der Verwaltungsaufwand im HR-Bereich deutlich reduziert und die DSGVO (Datenschutzverordnung) zuverlässig umgesetzt.

Verantwortliche können sich dadurch stärker auf strategische Aufgaben wie das Anwerben qualifizierter Mitarbeiter konzentrieren. Dies steigert den Erfolg des Unternehmens nachhaltig.

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Die Auswertungswege im SAP OM zeigen Ihnen welche Navigationspfade für eine Auswertung verwendet werden. Zusätzlich können die Auswertungswege zu verschiedenen Zielen ermittelt werden.

Ein Auswertungsweg ist eine Anweisung an das SAP-System, mit der Sie bestimmen, welche Objekttypen und welche Verknüpfung(en) (zwischen den Objekttypen) bei einer Auswertung Ihrer Aufbauorganisation berücksichtigt werden.

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Gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse noch effizienter mit SAP Fiori MY Inbox. Neben der einfach zu benutzenden Benutzeroberfläche profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter von den zusätzlichen Zugriffsmöglichkeiten über mobile Endgeräte.

Erhalten Sie eine stichpunktartige Übersicht über die Vorteile und Möglichkeiten der Fiori My Inbox. Dabei geben wir Ihnen gleichzeitig Informationen über Systemvoraussetzungen und einzelne Vorgehensweisen während der Einführung an die Hand.

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Ein Auswertungsweg ist eine Anweisung an das SAP-System, mit der Sie bestimmen, welche Objekttypen und welche Verknüpfung(en) (zwischen den Objekttypen) bei einer Auswertung Ihrer Aufbauorganisation berücksichtigt werden. Aufbauorganisation bedeutet hier die aufgabenbezogene, funktionale Struktur Ihres Unternehmens. Eine oder mehrere Verknüpfungen werden somit als „Navigationspfade“ für eine Auswertung von Strukturinformationen Ihrer Aufbauorganisation (z. B. bezüglich der Organisationsstruktur oder der Planstellenhierarchie) oder Matrixorganisation verwendet. Entscheidend für die Anzeige des Ergebnisses einer Auswertung ist die Reihenfolge der im Auswertungsweg enthaltenen Verknüpfungen:

Beispiel SAP OM Auswertungsweg

Auswertungsweg „Planstellenbesetzung entlang Organisationsstruktur“ (SBESX):

In diesem Auswertungsweg wird für eine bestimmte Organisationseinheit (O) zunächst jede zugeordnete Planstelle (S) ermittelt. Dann werden für diese Planstellen die zugeordneten Inhaber (P) ermittelt. Anschließend wird die nächsttiefere Organisationseinheit ermittelt, wobei dann die o. g. Schritte erneut durchlaufen werden. Dieser Vorgang wiederholt sich entsprechend für alle weiteren untergeordneten Organisationseinheiten.

Im „Skip“-Feld legen Sie fest, dass eine bestimmte Verknüpfung innerhalb eines Auswertungsweges zwar in der Auswertung berücksichtigt, aber der letztgenannte Objekttyp dieser Verknüpfung nicht angezeigt werden soll. So würde eine Markierung des „Skip“-Feldes in der ersten Zeile des o. g. Falles bedeuten, dass die ermittelten Organisationseinheiten und Personen, jedoch nicht die von diesen besetzten Planstellen, angezeigt werden.

Das Feld Priorität ist ein optionales Feld, das bestimmt, in welcher Reihenfolge Objekte in der einfachen Pflege und in der Strukturgrafik angeordnet werden. Wenn mehrere Objekte auf der gleichen Ebene einer hierarchischen Struktur erscheinen, so müssen diese in einer gewissen Reihenfolge von links nach rechts (bzw. von oben nach unten) angeordnet werden. Dies geschieht durch die Zuordnung von alphanumerischen Prioritätenwerten, wobei z. B. 1 die höchste (ganz links bzw. ganz oben) und 99 die niedrigste Priorität (ganz rechts bzw. ganz unten) darstellt. Wenn Sie keine Priorität angeben, so ordnet das System die Objekte nach deren Objekt-Ids an.

Priorität bei der Definition von Auswertungswegen

Die Verwendung von Prioritäten in Auswertungswegen ergibt nur in Ausnahmefällen einen Sinn. Generell sollte ‚*‘ verwendet werden, um alle Verknüpfungen zu lesen. Verwenden Sie das Feld Priorität bei der Definition von Auswertungswegen, wenn Sie wollen, dass bei einem bestimmten Auswertungsweg nur Objekte berücksichtig werden, die mit einer bestimmten Priorität (s. o.) zugeordnet sind.

Priorität bei Zuständigkeiten

Wenn Sie Zuständigkeiten zur Regelauflösung im Workflow verwenden, können Sie die einzelnen Zuständigkeiten zu einer Regel mit Prioritäten versehen. Beispiel: Zu einer Regel existieren verschiedene Zuständigkeiten zur Bearbeitung eines Auftrags, beispielsweise gruppiert nach Auftragswert: Eine Zuständigkeit für Aufträge bis zu einem bestimmten Wert, eine weitere Zuständigkeit für Aufträge mit größerem Auftragswert.

Angenommen,  Aufträge eines bestimmten Kunden sollen immer durch die gleiche Zuständigkeit (und damit die gleichen Bearbeiter) bearbeitet werden, so können Sie dies durch eine weitere Zuständigkeit mit höherer Priorität erreichen, die als einziges Kriterium den Kundennamen enthält. Die Zuständigkeit(en) mit niedrigerer Priorität und damit der Auftragswert werden dann bei der „Bearbeiterfindung“ nicht mehr berücksichtigt.

Bitte verwenden Sie hier ausschließlich numerische Werte und beachten Sie, dass die Zuständigkeit mit dem höchsten Zahlenwert in diesem Feld logisch die größte Priorität hat.

Übersicht Auswertungsweg im SAP OM

Die Auswertungswege im SAP OM zeigen Ihnen welche Navigationspfade für eine Auswertung verwendet werden.

Übersicht Auswertungsweg im SAP OM

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Mittlerweile ist es in aller Munde: Arbeitgeber in der EU sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter komplett zu erfassen – so lautet das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019. Das Datum wird wohl in die Geschichte der Personal- und Zeitwirtschaft eingehen und viele Unternehmen zum Überdenken der eigenen Systeme und Prozesse anregen: In der Praxis gibt es viele deutsche Betriebe, die bisher keine Erfassung der täglichen effektiven Arbeitszeit für Arbeitnehmer praktizieren. Diese werden nunmehr ein System zur Zeiterfassung einführen müssen.

Wen betrifft das Urteil?

Stand jetzt sind ausnahmslos alle Arbeitgeber in der EU von der Pflicht zur Zeiterfassung betroffen. Über kurz oder lang werden also auch Sie in Ihrem Unternehmen mit der Arbeitszeiterfassung konfrontiert – wenn das System nicht sogar schon in Ihrem Unternehmen etabliert ist. In einigen Betrieben wie beispielsweise Produktionsstätten, die Schichtarbeit als Modell eingeführt haben, ist die Zeiterfassung (beispielsweise über eine Stempeluhr) bereits fester Bestandteil der Zeitwirtschaft.

Generell liegt es an den EU-Mitgliedsstaaten, alle erforderlichen Maßnahmen und Bestimmungen zur Erfassung der Arbeitszeit zu treffen. Wie die einzelnen Länder das gestalten, bleibt ihnen überlassen – solange die Unternehmen der Pflicht eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Zeiterfassung nachkommen. Die Regelung gilt übrigens auch fürs Home-Office sowie für den Außendienst.

Zeiterfassung in Deutschland – die Meinungen gehen weit auseinander

Als Schnittstelle zwischen IT und Personal ist das Thema für uns von ActivateHR natürlich besonders interessant. Beim Durchstöbern unterschiedlicher Artikel zum EuGH-Urteil sowie Personal-Foren wird schnell klar, dass die Meinungen weit auseinandergehen. Die einen sprechen von „Arbeitszeiterfassung 1.0 in einer Arbeitswelt 4.0“ und sprechen sich somit gegen das Urteil und die Einführung von Stechuhren aus. Es sind auch Aussagen wie „Rückschritt für die Flexibilität“ anzutreffen, womit die Autoren bemängeln, dass die neuen Vorgaben nicht mehr mit flexiblen Arbeitszeiten vereinbar sind.

Andere wiederum loben das Urteil und betonen, dass nun endlich im Interesse der Arbeitnehmer gehandelt und der „Flatrate-Arbeit“ ein Riegel vorgeschoben wird. Ohne geregelte Zeiterfassung können die Rechte der Arbeitnehmer, nämlich die maximal zulässige Arbeitszeit von 48 Stunden in der Woche, nicht geschützt werden.

Ich selbst betrachte das Urteil als eine Pflicht zur Transparenz der Arbeitgeber – nicht mehr und nicht weniger. Interessant ist nun die Frage, wie der deutsche Gesetzgeber die Verpflichtung ausgestalten wird. Aus Erfahrung im Umgang mit anderen Gesetzesänderungen (Stichpunkt EU-DSGVO) kann ich Ihnen nur raten, sich mit der Thematik genau JETZT auseinanderzusetzen und nicht erst, wenn der Gesetzgeber „ganz plötzlich“ und überstürzt mit der Umsetzung des Urteils ankommt. Vorsicht ist hier besser als Nachsicht.

Möglichkeiten zur Umsetzung

Die zuvor angesprochene Stempeluhr ist sogar schon eine recht fortschrittliche Methode, die tägliche effektive Arbeitszeit zu erfassen. Viele Unternehmen führen noch handgeschriebene Stundenzettel, die von jedem Mitarbeiter täglich ausgefüllt werden müssen. Ein eher kontraproduktives Vorgehen – der Mitarbeiter selbst füllt den Stundenzettel händisch aus, zusätzliches Personal muss daraufhin die Zettel jedes einzelnen Mitarbeiters erfassen und auswerten. Dieser Aufwand ist immens und – ehrlich gesagt – einfach unnötig und mittlerweile total überholt.

Meine Empfehlung für Sie: Schauen Sie bei sich einmal hin, wo Sie im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung stehen. Wenn Sie die Arbeitszeiten bereits systematisch erfassen sollten, macht das Urteil vermutlich keinen Unterschied für Sie. Wenn Sie das noch nicht tun, sollten Sie sich Gedanken über mögliche Lösungen machen. Wir haben dazu übrigens auch welche: Eine „Stempeluhr“ für die Zeiterfassung, die funktioniert, ohne dass Sie teure Geräte dafür anschaffen müssen und ein Reporting Cockpit, das Führungskräften einen Überblick über die Zeitwirtschaftsdaten ihrer Mitarbeiter verschafft

Sind Sie bereit für die Arbeitszeiterfassung?

Wie stehen Sie zu dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs? Gerne möchte ich mich mit Ihnen zu dem Thema Zeiterfassung austauschen und – wenn Sie Interesse haben – über eine mögliche Umsetzung in Ihrem Unternehmen sprechen. Kontaktieren Sie mich gerne direkt oder hinterlassen Sie ein Kommentar unter diesem Beitrag. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen.

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In diesem Blogbeitrag erläutere ich Ihnen schrittweise Details zur Funktion „Auskunftsrecht in SuccessFactors“. Das Auskunftsrecht der betroffenen Person ist ein elementarer Bestandteil der EU-DSGVO – demnach haben die betroffenen Personen das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten weiterverarbeitet werden. Für diese Funktionalität hat SuccessFactors den „Informationsbericht“ bereitgestellt, der sehr einfach zu konfigurieren ist. Sie müssen lediglich zusätzlichen Zugriff auf die Rolle gewähren. Wie? Das erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag.

Schritt 1: Informationsbericht konfigurieren

Zunächst müssen Sie in SuccessFactors die Berechtigungen entsprechend der Anforderung Auskunftsrecht der betroffenen Person angeben. Die modulweise Berechtigung ist nachfolgend beispielhaft angegeben:

Ziel/Ziel-Zugang:

Kalibrierungszugang:

Zugriff auf Multi-Rater- und Performance-Management:

Nachfolgeregelung:

Zugang Position:

Zugang TalentPool:

Zentraler Mitarbeiterzugriff:

Zugriffe, die nicht modulspezifisch sind:

Falls Sie aufgrund eines Zugriffsproblems keinen Informationsbericht erstellen können, empfehle ich Ihnen, den Abschnitt „Informationsbericht“ im Implementierungshandbuch „Einrichten und Verwenden von Datenschutz und Privatsphäre“ zu lesen und den Berechtigungsabschnitt zu überprüfen.

E-Book SAP HCM Berechtigungen

Die Basics zu HCM Berechtigungen inkl. Einsatzmöglichkeiten von strukturellen- und kontextabhängigen Berechtigungen.

Schritt 2: Layout des Informationsberichts steuern

Das Layout des für den Mitarbeiter geforderten Auskunftsberichts kann mit der Option „Configuration“ gesteuert werden. Navigieren Sie dafür zu Admin Center > Data Subject Information. Hier klicken Sie auf die Option Configuration. Wenn Sie auf die Konfigurationsoption klicken, wird auf der linken Seite die modulspezifische Option angezeigt (z. B. Employee Central, Succession, Background-Portlet usw.), wo Sie einzelne Konfigurationen der Mitarbeiterdaten vornehmen können:

Wenn Sie weiter auf eine der Optionen auf der linken Seite klicken, werden die verfügbaren Felder für diesen Abschnitt auf der rechten Seite angezeigt. Im folgenden Beispiel sehen Sie die Details für die verschiedenen Feldbereiche von Employee Central:

Wenn Sie weiter auf einen der Feldberichts-/Abschnittsnamen auf der rechten Seite klicken, werden die verfügbaren Felder angezeigt. Von dort aus können Sie auswählen, welches Feld im Bericht angezeigt und welches ausgeblendet werden soll:

Nachdem Sie die Konfiguration geändert haben, klicken Sie auf „Save“ – die Anpassungen werden gesichert.

Schritt 3: Informationsbericht ausführen

Nun ist alles für den Informationsbericht bereit. Um den Informationsbericht auszuführen, folgen Sie folgendem Pfad: Admin Center > Angaben zur betroffenen Person > Datensubjektsuche.

Suchen Sie danach nach dem Mitarbeiter, für den Sie den Informationsbericht ausführen möchten:

Dann Bericht erstellen:

Schritt 4: Informationsbericht anzeigen

Um den Bericht anzuzeigen, wechseln Sie zur Registerkarte „Berichte“ und überprüfen Sie den Status:

1. Laufender Status
2. Warnstatus
3. Erfolgsstatus

Beispielberichtausgabe:

Fazit zum Auskunftsrecht in SuccessFactors

Im Rahmen der SuccessFactors Berechtigungen und vor allem in Hinblick auf die EU-DSGVO hilft SAP den Kunden dabei, dass Mitarbeiterdaten sicher sind und die Datenschutzvorschriften sauber eingehalten werden. So auch das Auskunftsrecht in SuccessFactors. Der Informationsbericht ist das richtige Instrument, um dem Auskunftsrecht der betroffenen Person gerecht zu werden. Wenn Sie Fragen zu der Konfiguration dieses Berichtes haben, dann kontaktieren Sie mich gerne.

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Zur Implementierung von Fiori-Apps stehen drei verbreitete Entwicklungsumgebungen zur Verfügung. Ich möchte Ihnen einen Überblick über diese geben und diese miteinander vergleichen.
Ich zeige Ihnen welche Voraussetzungen notwendig sind und welche Funktionen die verschiedenen Umgebungen bieten. Des Weiteren wie diese voneinander abgegrenzt werden können.
Zudem stelle ich Ihnen die präferierte Lösung zur Implementierung von Fiori-Apps im Detail vor.
Dabei zeige ich Ihnen wie Sie schnell eine Fiori-App anlegen können und welche Templates und Sample Anwendungen von der SAP bereitgestellt werden. Außerdem wird Ihnen die verschiedenen Hilfsmittel in der Entwicklungsumgebung vorgestellt und der Deployement-Prozess anhand einer Beispielapp gezeigt.

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In Zeiten des Fachkräftemangels wird es für Unternehmen immer wichtiger, gute Mitarbeiter zu finden und zu halten.

Unter Change Management versteht man alle Maßnahmen, die eine nachhaltige Veränderung bewirken sollen. Hierunter zählt zum einen die technische Einführung von SAP SuccessFactors.

Mit der HCM-Suite (Human Capital Management-Suite) bietet SAP SuccessFactors Verantwortlichen eine cloudbasierte Software für Aufgaben in diesem Bereich.

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Der 4-Schritte-Plan

Maschinelles Lernen in der Praxis für Sie

Haben Sie nun Interesse daran, maschinelles Lernen bei Ihnen anzuwenden bzw. über die Machbarkeit zu sprechen? Vielleicht haben Sie ja ein spannendes Projekt, das nur darauf wartet in die Praxis getragen zu werden. Möglicherweise haben Sie nun aber auch Interesse mehr über unsere Personaleinsatzplanung zu erfahren: Personaleinsatzplanung

Gerne nehme ich mir kostenlos eine halbe Stunde Zeit, um über Ihre Möglichkeiten zu sprechen. Kontaktieren Sie mich via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de

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In diesem Blog werde ich einige grundlegende Schritte im Bereich „Änderungsprotokollierung in SuccessFactors Employee Central“
durch den Change Audit erklären, um die Funktion „Änderungsprotokollierung“ der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO/GDPR) zu behandeln. Für die Änderungsprotokollierung hat SAP die Funktion „Änderungsprüfung“ im Rahmen von SuccessFactors Berechtigungen bereitgestellt. Change Audit (die Änderungsprüfung) ist sehr einfach zu konfigurieren – wir müssen lediglich einen zusätzlichen Zugriff für die Rolle bereitstellen.

Schritt 1 (Berechtigung):

Geben Sie die Berechtigung für die Rolle ein, für die Sie den Zugriff auf den Änderungsprüfbericht gewähren möchten. Entsprechende Erlaubnis wird unten zur Verfügung gestellt:

Schritt 2 (Aktivieren):

Aktivieren Sie das Änderungsaudit. Pfad: Admin Center > Audit-Konfiguration verwalten:

Wie mache ich mein SAP-System fit für die DSGVO?

Im Dokument erfahren Sie, wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen müssen, um die DSVGO einzuhalten.

Schritt 3 (Bericht erstellen):

Navigieren Sie zu Admin Center > Überwachungsberichte ändern > Bericht über persönliche Daten erstellen (für Mitarbeiter-Zentralberichte):

Im Admin Center unter „Audit-Berichte ändern“ haben wir 3 verschiedene Optionen: Persönlichen Datenbericht erstellen, Konfigurationsdatenbericht erstellen und Zugriffsberichte. Der Bericht über persönliche Daten erstellen hat ebenfalls 3 Optionen: Personensuche, externe Benutzersuche und Onboardee-Suche. Für die Mitarbeiterzentrale ist die Personensuche relevant:

Aktivität: Für die Personensuche gibt es zwei verschiedene Aktivitäten. Bei Betreff Benutzer & Nach Benutzer ändern. „Change On Subject User wird“ verwendet, um zu überprüfen, welche Änderungen für Subject User & Change By User vorgenommen wurden. Es wird angezeigt, welche Änderungen von User & für wen die Änderungen vorgenommen wurden.

Person: Geben Sie den Namen der Person an, von der Sie den Prüfbericht erhalten möchten.

Module: In den Modulen werden verschiedene SuccessFactors-Module angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Modul aus:

Funktionsbereiche: Basierend auf der Modulauswahl werden Funktionsbereiche ausgefüllt. Wählen Sie die relevanten Funktionsbereiche gemäß Ihren Anforderungen aus. Funktionsbereiche werden basierend auf der Modulauswahl gefiltert:

Zeitbereich: Geben Sie den Bereich an, für den Sie den Prüfbericht benötigen. Die Zeitspanne ist begrenzt. Im Zeitbereich Maximum können wir das Intervall von 3 Tagen verwenden. Wenn der Zeitraum mehr als 3 Tage beträgt, wird eine Fehlermeldung angezeigt:

Wenn Sie mehr als 3 Tage Änderungsprotokoll benötigen, teilen Sie die Berichte in verschiedene Teile auf. Wenn Sie beispielsweise einen 9-tägigen Auditbericht benötigen, können Sie 3 Berichte für jeweils 3 Tage erstellen.

Schritt 4 (Bericht anzeigen ):

Navigieren Sie zu Admin Center > Überwachungsberichte ändern > Zugriffsberichte.

Beispielberichtsprotokoll: Laden Sie den Beispielbericht herunter:

Im Bericht wird angezeigt, welcher Wert zu welchem ​​Zeitpunkt geändert wurde. Er zeigt, was der alte Wert war und was der neue Wert des Feldes ist, das gemäß der DSGVO-Änderungsprotokollierung erforderlich ist. Haben Sie Fragen zu dem Thema oder benötigen Sie weitere Informationen rund um das Thema SuccessFactors Berechtigungen? Dann kontaktieren Sie mich gerne.

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Für den Fall, dass Sie in SuccessFactors ihren Anwendungsfall nicht abbilden können, bietet das SAP App Center hochqualitative und zertifizierte Apps von Drittanbietern an. Doch was, wenn Sie sich auch dort nicht wiederfinden?

Was gibt es schon?

Das SAP App Center stellt einen zentralen Anlaufpunkt für Apps von SAP Partnern für verschiedene SAP Lösungen dar. Ein aufsteigender Zweig im App Center bietet hier auch bereits verschiedene Apps für SuccessFactors an. Hier besteht für Sie beispielsweise die Möglichkeit, diese direkt online auf Ihrer Instanz auszuprobieren. Die Apps können ebenfalls direkt online gekauft werden, und integrieren sich vollständig und nahtlos in Ihr bestehendes SuccessFactors System. Die Apps verwenden in Echtzeit die Daten aus SuccessFactors, und bieten Ihnen hier neue Funktionalitäten oder Visualisierungsmöglichkeiten.

SAP App Center – Quelle: https://www.sapappcenter.com/

Was gibt es noch nicht?

Die bestehenden Apps bieten bereits eine Auswahl verschiedener Apps mit unterschiedlichen Anwendungsfällen. Doch wir sind uns sicher, dass sich noch nicht jedes Kundenbedürfnis damit abbilden lässt.

Hier sind Sie gefragt! Welche Funktionalität können Sie weder in SuccessFactors, noch durch vorhandene Apps aus dem App Center abbilden? Wir bieten Ihnen die Möglichkeit einen Schritt voraus zu gehen und zuerst in die Nutzung einer neuen App ganz nach Ihren Wünschen zu starten.

Dazu führen wir mit Ihnen eine Anforderungsanalyse durch, und entwickeln die App dann in Zusammenarbeit mit Ihnen. So erhalten Sie die App, die Ihnen gefehlt hat, und profitieren dabei preislich davon, dass die App später im Store zur Verfügung gestellt wird.

Interesse?

Ist Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie uns gerne, und wir unterhalten uns über Ihre Anforderungen.

Wenn Sie generelles Interesse am Thema SuccessFactors haben, gefällt Ihnen eventuell auch unser E-Book SuccessFactors für Einsteiger. Außerdem bieten wir spannende Webinare zu verschiedenen SuccessFactors Modulen an.

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Wo ist mein Werksstudent?

Montag 10:00 Uhr in einer von vielen süddeutschen Personalabteilungen ohne SuccessFactors Apprentice Management. Ein erstes Gewusel setzt ein. Telefonate quer durch das Unternehmen starten. Eingeklinkt in ein Telefonat. Leicht verärgerte Teamleiter, Ausbilder und Kurssprecher ratlos auf der Suche.

„Wo ist Nico?“
„In der IT!“
„Nein da war er letztes Quartal.“
„Uni ist jedenfalls nicht“
„Ist er krank?“
„Keine Meldung eingegangen!“
„Hast du seine private Nummer?“
„Nein – nur seine Mailadresse.“

So oder so ähnlich sah es bei meinem Dualen Studium aus, bei beinahe jedem neuen Einsatzantritt. Irgendjemand hat immer gefehlt. Auch wenn mein Errinnenrungsprotokoll schon knapp 8 Jahre alt ist. Am Ende nur in Erfahrung zu bringen über den Kurssprecher und Drittkontakte über Kommilitonen oder sogar das Elternhaus.

Duales Studium in SuccessFactors!

Obwohl das duale Studium und eine duale Ausbildung im Grundprinzip wenig Unterschiede aufweisen, so scheint es, als wären wir doch öfter auf der Suche nach den Studenten alsdenn nach Auszubildenden. Gerade bei Studiengängen wie der Wirtschaftsinformatik, bei denen beinahe alle Abteilungen eines Unternehmens durchlaufen werden können, sind feste Pläne wenig sinnvoll und entsprechend verwirrend kann die Einsatzgestaltung ganzer Jahrgänge sein.

Genau hier setzt SAP SuccessFactors Apprentice Management an. Ungeachtet des Namens liegt der Ursprung des Features in der Abbildung von dualen Studiengängen und deren Einsatzstruktur. Entsprechend passgenau können Sie eben dieses Szenario abbilden.

Uni, Abteilung, Uni, Abteilung, Uni …

In der Tat sind die meisten Pläne für duale Studenten einfacher strukturiert als denn in einer klassischen Ausbildung. Gerade die Vielzahl der Abteilungen lässt sich in SuccessFactors Apprenticemanagement übersichtlich abbilden.

Sie können jedem Studenten individuelle Abteilungen zuordnen, Für alle gültige Fortbildungstage eintragen oder eben die Uniphasen für alle pflegen. Das sind alles Funktionen, die der Standard bereits mit sich bringt. Entwicklungsaufwände kommen erst auf Sie zu, wenn Sie besondere Reportings oder Pushkommunikation benötigen.

Das schöne ist – Ihre HR Abteilung und die Ausbilder, sowie betroffenen Führungskräfte haben eine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen rund um den Einsatz ihrer dualen Studenten. Telefonate wie oben besprochen werden dadurch gewiss nicht verhindert – zumindest jedoch minimiert.

Voraussetzungen für SuccessFactors Apprentice Management

Sollten Sie SuccessFactors bereits im Einsatz haben, dann bedeutet eine Einführung weniger ein Projekt, als denn ein kleinerer Change im Unternehmen. Für eine Verwendung von SuccessFactors Apprentice Management zwingend notwendig ist SuccessFactors Employee Central. Rein für Apprentice Management ist eine EC Einführung – ohne Frage – absolut unverhältnismäßig. Aber auch hier haben wir eine Lösung für Sie, wie Sie mit minimalem Einsatz zu einer Lauffähigen Variante kommen, ohne sich zukünftige EC Einführungen zu verbauen. Einzig zu diskutieren ist dann das SAP Lizenzmodell bezüglich Employee Central.

Wie optimal bin ich aufgestellt?

Lassen Sie sich SuccessFactors Apprentice Management vorstellen, diskutieren Sie mit mir über Alternativen und warum Excel am Ende doch sowieso immer die Beste Wahl ist. Seien Sie Teil des Aufbaus eines deutschlandweiten Netzwerkes an Ausbildungsleitern und Ausbildungsakteuren mit Interesse an einer digitalen Zukunft der deutschen Ausbildung.

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Zunehmende Komplexität gehört zu den großen unternehmerischen Herausforderungen – auch im SAP HCM. SAP verfolgt das Prinzip „Run Simple“ und möchte zukünftig mit den Lösungen verstärkt das Bedürfnis nach Einfachheit berücksichtigen. Ausdruck findet die strategische Ausrichtung bereits in den Fiori-Designrichtlinien, die durch intuitive Oberflächen auffallen und nach denen Transaktionen in Anwendungen in höchstens drei Schritten abgeschlossen werden sollen.

Eine weitere „strategische Säule“ bildet die Cloud-Technologie. SucessFactors als reine Cloud-Lösung soll das SAP HCM On-Premise bis 2030 Schritt für Schritt ablösen – zumindest stellt SAP ab 2030 den Support endgültig ein. Ein Alleinstellungsmerkmal von SAP ist dabei HANA. Die revolutionäre in-memory-Datenbank erlaubt es Unternehmen, auch komplexe Analysen in Echtzeit durchzuführen. Unternehmen, die künftig auf SAP-Lösungen setzen, werden nicht nur wesentlich weniger Wartungs- und Instandhaltungsressourcen investieren müssen, sondern profitieren auch von einer bisher unvorstellbaren Rechenkapazität. Das SAP HCM ist im Wandel – wie sieht eigentlich die Entwicklung bisher aus? Das möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen.

Unterstützende HR-Prozesse

Eine lange Zeit konzentrierten Lösungen im SAP HCM sich hauptsächlich auf die Digitalisierung administrativer Tätigkeiten: Reisekosten- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeiten und Seminare wurden mit SAP-Anwendungen verwaltet. Die ersten Papierprozesse konnten eingespart und Abläufe verschlankt werden. In dieser Phase befindet sich bereits eine große Zahl von Unternehmen.

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Die Basics zu HCM Berechtigungen inkl. Einsatzmöglichkeiten von strukturellen- und kontextabhängigen Berechtigungen.

ESS/MSS

In einem zweiten Schritt wurden darauf aufbauend ESS/MSS (Employee und Manager Self-Services) entwickelt, die die Arbeitsbelastung durch administrative Tätigkeiten auf viele Schultern verteilen: Mitarbeiter müssen sich für viele Vorgänge nicht mehr an die Personalabteilung wenden, sondern können zum Beispiel über Applikationen wie den Abwesenheitsantrag, Rufbereitschaft oder Bescheinigungszentrale viele Vorgänge selbst anstoßen und Änderungen vornehmen. Die Personalabteilung wird vom Tagesgeschäft entlastet und hat freie Kapazitäten, um sich mit strategischen Fragen zu befassen, die sich viel nachhaltiger auf den Unternehmenserfolg auswirken.

Digitalisierung von HR-Kernprozessen On-Premise

Parallel zu ESS/MSS wurde die Entwicklung von Anwendungen zum Management von HR-Kernprozessen vorangetrieben. SAP HCM hat sich als vollständige On-Premise-Suite etabliert, in der alle wesentlichen operativen Prozesse der Personalarbeit abgebildet sind. Neben den Lösungen für administrative Aufgaben werden auch Bereiche wie Recruiting, Talentmanagement, Performance und Skill Management sowie Changemanagement abgebildet.

Management von HR-Kernprozessen in der Cloud

Die Erreichbarkeit erhöhen, sich von Wartung und Instandhaltung befreien und immer die aktuellste Software nutzen – indem Unternehmen ihr HR Management in die Cloud verlagern, erklimmen sie die nächste Stufe in der Evolution des HCM mit SAP. SuccessFactors, das ursprünglich aus der Business Execution kommt, wird SAP HCM On-Premise Schritt für Schritt ablösen und kann bereits heute als vollständige HCM Suite aus der Cloud fungieren, deren Funktionsumfang von SAP sukzessive ausgeweitet wird. Die ersten Unternehmen haben sich bereits in diese Phase begeben und erste Module des HR, häufig Recruiting und Talentmanagement, in SuccessFactors verlagert.

HR Governance aus der Cloud

In Zukunft werden die gesamte HR-Strategie, Organisationsentwicklung und Controlling von intelligenten IT-Lösungen unterstützt. Algorithmen mit HANA-Rechenpower helfen, riesige Datenmengen in Echtzeit auszuwerten und zukünftige Entwicklungen zu extrapolieren. Unternehmen, die auf diese IT setzen, werden schneller bessere Entscheidungen treffen – in allen Bereichen des HCM. Diese Evolutionsstufe liegt noch in der Zukunft. Eine erste Idee, wie sich die Personalarbeit durch die Systeme verändern wird, erhält man beim Blick auf die Leistungen von IBM Watson und die Analytics-Funktion der SuccessFactors Suite.

Fazit

Der Strategiewechsel der SAP Richtung Cloud-Software erfordert ein Umdenken in Unternehmen. Das Personalwesen ist im Umbruch. Für Unternehmen, die SAP nutzen, gilt dies in doppelter Hinsicht: Auf der einen Seite müssen die HR-Abteilungen sich mit den Veränderungen durch Digitalisierung und Fachkräftemangel auseinandersetzen, auf der anderen Seite müssen sie den Strategiewechsel der SAP Richtung Cloud-Software mitgehen. Die Tage des SAP HCM sind gezählt: 2023 öffnet sich das „Übergangsfenster”. Bis 2025 hat SAP den Support und die Wartung für das HCM On-Premise zugesichert. Wer ein auf S/4HANA basierendes HCM-System nutzt, kann sich darüber hinaus weitere 5 Jahre Wartung bis 2030 sichern. Die Zukunft – spätestens ab 2030 – gehört SuccessFactors. Gerne möchte ich Ihnen zu diesem spannenden Thema unser E-Book XXX empfehlen. Wenn Sie Fragen zu SAP HCM haben, dann kontaktieren Sie mich gerne direkt.

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Schichtplanung vs. Workforce Management

Zunächst sollten wir einmal differenzieren was ein Worforce Management System, kurz WFM, von einer reinen Schichtplanung trennt.

Bei der Schichtplanung handelt es sich in erster Linie um die Zuteilung eines Arbeitszeitplanes zu einem Mitarbeiter. Wir sprechen also von der reinen Anwesenheitsplanung der Mitarbeiter.
Nun kommt zusätzlich die Komponente „Einsatzplanung“ ins Spiel. Diese betrachtet die Arbeitsstelle und die Tätigkeit des Mitarbeiters. Schichtplanung und Einsatzplanung zusammengefasst ergeben also das Workforce Management System? Falsch. Diese beiden Komponenten bilden in erster Linie nur den harten Kern eines WFM Systems.

In einem Workforce Management System werden viel mehr noch die Parameter Bedarfsplanung- und Optimierung, Soll-/Ist-Planung und gegebenenfalls Zeitwirtschaft berücksichtigt. Mit anderen Worten: Dadurch haben wir die richtigen Mitarbeiter (mit den entsprechenden Qualifikationen) zur richtigen Zeit, am richtigen Ort.

In diesem Beitrag stelle ich Ihnen diese Anforderungen an eine moderne Workforce Management Lösung vor. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen spezielle Anforderungen an WFM System haben, die in diesem Beitrag nicht genannt werden, kontaktieren Sie mich doch einfach! Dann können wir gemeinsam über eine schlaue Lösung die Ihren Anforderungen gerecht wird reden.

Anforderungen an eine gute Personaleinsatzplanung

Kernaufgaben

Zu den Kernaufgaben eines Workforce Management Tools gehören die Schicht- und Einsatzplanung der Mitarbeiter. Mit der Schichtplanung weißen wir unseren Mitarbeitern die entsprechenden Arbeitszeitpläne zu. Dadurch bestimmen wir die Anwesenheiten der Mitarbeiter. Dieser Schichtplan wird unseren Arbeitskräften dann zur Verfügung gestellt. Der Schichtplan sollte unter allen Umständen in anonymisierter Form verteilt werden, um den heutigen Datenschutzrichtlinien gerecht zu werden. Im Falle von Verstößen können erhebliche Bußgelder drohen. Mit der Einsatzplanung wiederum weißen wir unseren Mitarbeitern – am besten entsprechend Ihrer Qualifikationen – die Tätigkeit zu, die sie während Ihrer Anwesenheit ausüben sollen. Jetzt wissen wir also schon einmal, wann unsere Mitarbeiter im Haus sind und was sie da machen.

Sehen Sie sich eine Demo unserer SAP integrierten Personaleinsatzplanung an

Bedarfsplanung- und Optimierung

Die Bedarfsplanung schafft Transparenz und zeig, ob unsere aktuelle Planung  dem aktuellen Bedarf gerecht wird. Die Bedarfsermittlung kann auf unterschiedlichen Wegen stattfinden. Auf der einen Seite können die Bedarfe automatisch anhand verschiedener Daten in unserem System bestimmt werden. Beispielsweise anhand von einer fest hinterlegten Anzahl von Mitarbeitern, die benötigt wird um einen Arbeitsplatz zu bedienen. Andererseits sind diese Daten nicht immer gegeben, weshalb eine ordentliche WFM Software dem Planer das manuelle Pflegen von Bedarfen ermöglichen sollte. Um die Bedarfsplanung zu vervollständigen ist die Berücksichtigung von An- und Abwesenheiten (z.B. Urlaube, Krankheiten, Weiterbildungsmaßnahmen oder Betriebsratstätigkeiten) der Mitarbeiter essenziell. Diese Daten werden bestenfalls aus dem System bereitgestellt und zusätzlich aus dem WFM-Tool heraus verbucht. Auf Basis der Schichtplanung und den Abwesenheiten der Mitarbeiter erstellt das Tool automatisch Warnungen zu möglichen Unter- und Überdeckungen.

Um auf diese Unter- bzw. Überdeckungen zu reagieren bietet ein gutes Worforce Management System die Möglichkeit, Arbeitskräfte zwischen den verschiedenen Abteilungen neu zuzuordnen.

Planung von Leiharbeitnehmern

Die Berücksichtigung von Leiharbeitnehmern in der Personaleinsatzplanung ist ebenfalls ein essenzieller Faktor. Da Leiharbeitnehmer oft kurzfristig und nur temporär unterstützen, muss eine gute WFM-Lösung das schnelle Anlegen und Entfernen von diesen unterstützenden Kräften bieten. Wichtig ist dabei vor allem, dass das hinzufügen von Leiharbeitnehmern keinen großen organisatorischen Aufwand in den Stammdaten des Unternehmens verursacht.

Individuelle Prüfungen

Eine weiteres Hilfsmittel zur Unterstützung der Planer und der Sicherstellung von Mitarbeiterzufriedenheit sind individuelle Prüfungen. Abhängig von der jeweiligen Situation in Ihrem Unternehmen, können folgende Prüfungsroutinen in der Personaleinsatzplanung relevant sein:

Einhaltung von…

• individuellen Betriebsvereinbarungen
• gesetzlichen Ruhezeiten
• gesetzlichen Ruhepausen
• maximalen Tages- und Wochenarbeitszeiten
• Sonntags- und Feiertagsarbeit

Variable Sichten

Zur Steigerung der Akzeptanz einer neuen Software-Lösung und bietet sich die Erstellung Mitarbeiterindividueller Sichten an. Die Planer entscheiden selbst, welche Daten sie zur Anzeige in den verschiedenen Anwendungsfällen des Workforce Management Systems sehen möchten. Dadurch steigt die zusätzlich die Effizienz der und Übersichtlichkeit der Planung.

Spezielle Anforderungen an das Workforce Management

Je nach Szenario in dem die Personaleinsatzplanung zu tragen kommt, können außerdem folgende Anforderungen relevant sein:

• Zeitsachbearbeiter sollen das Worforce Management System nutzen
• WFM in der Produktion/Kapazitätsplanung
• Urlaubsplanung
• Shared Service Center (SSC) als Planer

Zeitsachbearbeiter sollen das Worforce Management System nutzen

In manchen Fällen sind unsere Planer ebenfalls die Zeitsachbearbeiter ihrer Mitarbeiter. In diesen Fällen ist der Einsatz des WFM-Tools für die Ist-Zeitkorrektur sinnvoll. Darunter fallen z.B.

• Bearbeitung von Mehrarbeiten
• Urlaubspflege
• Prüfung der Stempelzeiten
• Verteilen von Zulagen
• Pflege von Schichtvertretungen

WFM in der Produktion/Kapazitätsplanung

Suchen Sie eine Personaleinsatzplanung für Ihre Produktion oder im Rahmen eines MES Projekts? Nutzen Sie ein Workforce Management System zur Ermittlung und Verbuchung der zur Verfügung stehenden Kapazitäten in der Produktion. Auf Basis der Mitarbeiter und ihrer Qualifikationen, sowie dem Nutzungsgrad des Arbeitsplätze lassen sich diese Daten hervorragend ermitteln.

Urlaubsplanung

Nach Erstellung einer soliden Soll-Planung steigern wir die Effizienz und Transparenz der Urlaubsplanung unserer Mitarbeiter. Daraus resultiert eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit.

Shared Service Center (SSC) als Vertreter

Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen mit einem Shared Service Center oder einem anderen internen Dienstleister? Eine gute WFM-Lösung bietet Ihnen die Möglichkeit schnell und einfach Vertretungen oder Unterstützung für Ihre Planer bereitzustellen. Diese Vertretung kann dann gewisse Aufgaben aus dem Tagesgeschäft, oder den gesamten Planungsprozess übernehmen – ohne die Voraussetzung eines Wissensstandes über die zu beplanenden Mitarbeiter.

SAP integriertes Fiori Workforce Management

Falls Sie Ihre Anforderungen an ein Workforce Management Tool in diesem Beitrag wiedergefunden haben, schauen Sie sich doch unsere moderne SAP Fiori Personaleinsatzplanung an.

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Die EU-DSGVO stellt verschiedene Anforderungen an Mitarbeiterdaten, wie beispielsweise das „Recht auf Vergessenwerden“. Dieses Recht besagt, dass personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen sind, sobald diese zum ursprünglichen Verarbeitungszweck nicht mehr notwendig sind. SuccessFactors hat in Q1-2018 viele Funktionen im Zusammenhang mit der EU-DSGVO bereitgestellt. In diesem Blogbeitrag möchte ich darlegen, wie die EU-DSGVO-Funktionalität im Bereich „Daten löschen“ in SuccessFactors Employee Central umgesetzt werden kann.

Bevor wir zum Hauptthema RTBF (Right To Be Forgotten) übergehen, werfen wir einen Blick auf einige von der EU-DSGVO geforderte und von SuccessFactors bereitgestellte Funktionen, um diese Anforderungen zu erfüllen.

DSGVO-Anforderungen & Umsetzung SuccessFactors

Grundlegender Ansatz zur Datenbereinigung: Für die Datenbereinigung wird als Lösung für SuccessFactors DRTM (Data Retention Time Management) empfohlen. Die Konfiguration der Datenbereinigung erfolgt in zwei Schritten:

• Konfiguration der Aufbewahrungszeit – Die Aufbewahrungszeit kann abhängig von Datentyp, Land und Benutzerstatus konfiguriert werden.
• Planen Sie den Löschjob.

SAP ILM & DSGVO [E-Book]

In diesem E-Book erfahren Sie, weshalb das Information Lifecycle Management (SAP ILM) bei der Umsetzung der EU-DSGVO eine wichtige Hilfe sein kann.

SuccessFactors DRTM

Schritt 1 (DRTM-Voraussetzungen):

Role Based Permission (RBP), Data Retention Management (DRM2.0), Meta Data Framework (MDF), Synchronisierung von Daten aus HRIS (Human Resource Information System) sowie die  Synchronisierung der Länderauswahlliste sind Vorraussetzungen für das Data Retention Time Management. Einzelheiten zu dieser Voraussetzung werden im Implementierungshandbuch für den Datenschutz erläutert.

Schritt 2 (Zusätzliches Feld in der SuccessFactors-Plattform, optional für zentrale Mitarbeiterdaten):

In der SuccessFactors-Plattform sind drei Feldwerte für die Datenbereinigungsfunktion am wichtigsten: Land, Benutzerstatus und Kündigungsdatum. Wenn Sie Employee Central verwenden, werden diese Feldwerte über HRIS-Synchronisierungsjobs von Employee Central zur Plattform synchronisiert.

So aktivieren Sie das Kündigungsdatum in der Plattform:  Fügen Sie für das Kündigungsdatum das Standardelement „companyExitDate“ in das Nachfolgedatenmodell ein. Dieser Feldwert wird hauptsächlich zur Berechnung der Datenaufbewahrungszeit für inaktive Benutzer verwendet:

Vervollständigen Sie die HRIS-Synchronisierungszuordnung zwischen Employee Central und People Profile. Hier erfolgt die Zuordnung mit dem EC-Portlet Beschäftigungsinfo-Feld „Kündigungsdatum“. Siehe folgende Beispielabbildung:

Schritt 3 (Zugriff auf Rolle für Datenbereinigung basierend auf DRTM):

Anbei führe ich die Zugriffsabschnitte auf, die hauptsächlich für DRTM und die Datenbereinigung wichtig sind:

Schritt 4 (Aktivierung der DRTMs vom Upgrade-Center aus):

Es wird empfohlen, alle DRTMs vom Upgrade-Center aus zu aktualisieren, falls Sie kein DRTM verwenden. Wichtige DRTM-Upgrades in Bezug auf Employee Central sind nachfolgend aufgeführt:

Schritt 5 (Aktualisieren der Daten für das Länder-MDF-Objekt):

Im Länder-MDF-Objekt (MDF = Metadata Framework) gibt es ein neues Feld mit der Bezeichnung „Datenaufbewahrung aktiviert“. Setzen Sie für die Länder, in denen Sie DRTM implementieren möchten, den Wert als Feld für Datenaufbewahrung aktiviert auf „Ja“. Es wird empfohlen, DRTM für alle Länder zu aktivieren, auch wenn Sie DRTM für diese Länder nicht verwenden. Im Beispiel-Screenshot habe ich die Datenaufbewahrung für Großbritannien aktiviert.

Schritt 6 (Festlegen der Aufbewahrungszeit für den jeweiligen DRTM):

Die Berechnung der Aufbewahrungszeiten für jeden Datentyp wird aus Basisdaten abgeleitet, die für diesen Datentyp spezifisch sind. Das Basisdatum wurde im Implementierungshandbuch für Datenschutz beschrieben. Das Basisdatum für die zentralen Telefoninformationen des Mitarbeiters, die persönlichen Daten, die E-Mail-Adresse und die Angehörigen ist beispielsweise das Kündigungsdatum des Mitarbeiters (effektives Enddatum) in den Beschäftigungsinformationen. In der folgenden Abbildung wurde die Aufbewahrungsdauer für die britischen Telefoninformationen für 12 Monate nach dem Kündigungsdatum des Mitarbeiters festgelegt:

Der erste Schritt zur Konfiguration der Datenbereinigung und somit zum Erfüllen der EU-DSGVO-Anforderung „Recht auf Vergessenwerden“ ist mit der Konfiguration der Aufbewahrungszeit abhängig von Datentyp, Land und Benutzerstatus somit erfüllt. Nun kommen wir zum 2. Schritt: Daten löschen.

Daten löschen

Schritt 1:

Erstellen Sie eine Datenbereinigungsanforderung aus dem Admin Center heraus. In diesem Beispiel wurde eine Datenbereinigungsanforderung für die britischen, persönlichen Daten erstellt, mit der die Telefoninformationsdaten gemäß der obigen Konfiguration effektiv gelöscht werden. Wenn wir einen Benutzer für die Datenbereinigung auswählen, wird die Aufbewahrungszeit (Konfiguration von Schritt 6) bei der Datenbereinigung nicht berücksichtigt. Wenn Sie Benutzerstatus und -länder verwenden, wird die Aufbewahrungszeit (Konfiguration von Schritt 6) bei der Datenbereinigung berücksichtigt. Im folgenden Szenario verwenden wir inaktive Benutzer für Großbritannien:

Schritt 2:

Der Genehmigende genehmigt die Datenbereinigungsanforderung vom Admin Center über den Wartungsmonitor (RBP-abhängig). Hier ist der Genehmigende „sfadmin“:

Vor der Genehmigung wird der Vorschaubericht der Datenbereinigung angezeigt. Ein Beispiel für einen heruntergeladenen Vorschaubericht zum Löschen finden Sie unten. Im Bericht wird angezeigt, für welchen Mitarbeiter welche Daten gelöscht werden:

Sobald die Datenbereinigungsanforderung genehmigt wurde, wird der Datenbereinigungsjob basierend auf der Zeitplanung gemäß Anforderung gestartet:

Schritt 3:

Sobald der Auftrag verarbeitet ist, können wir uns den Auftragsverlauf über die Historie anzeigen lassen:

Das sind die Schritte, die Sie zur Datenbereinigung gemäß der EU-DSGVO-Anforderung „Recht auf Vergessenwerden“ durchführen müssen. Im nächsten Schritt möchte ich Ihnen gerne noch zeigen, wie Sie überprüfen können, ob die Daten gemäß der obigen Schritte tatsächlich ordnungsgemäß gelöscht wurden.

Wurden die Daten ordnungsgemäß gelöscht?

Telefoninformationsdaten des Mitarbeiters vor der Datenbereinigung:

Der Mitarbeiter wurde am 02. Januar 2017 gekündigt. Die zuvor definierte Frist von mehr als 12 Monate ab Zeitpunkt der Kündigung ist somit erfüllt. In Schritt 6 (Festlegen der Aufbewahrungszeit für den jeweiligen DRTM) wurde hier beispielhaft die Retentionszeit der Telefoninformation eingestellt:

Nach der Datenbereinigung ist im System kein Telefondatensatz mehr verfügbar:

Fazit

Das „Recht auf Vergessenwerden“ ist im Rahmen der SucessFactors Berechtigungen ein elementarer Bestandteil, die EU-DSGVO-Anforderungen ordnungsgemäß umzusetzen. In diesem Blogbeitrag habe ich Ihnen aufgezeigt, dass für die Datenbereinigung in SuccessFactors das DRTM (Data Retention Time Management) als ideale Lösung empfohlen wird und Ihnen Schritt-für-Schritt erläutert, wie Sie die Konfiguration der Datenbereinigung durchführen können. Wenn Sie Fragen zu dem Thema haben, dann kontaktieren Sie mich – ich helfe Ihnen gerne weiter.

The post EU-DSGVO: „Recht auf Vergessenwerden“ in SuccessFactors appeared first on Die SAP HR/HCM Berater.